Trasarea sarcinilor angajatilor

Conduceti stiintific angajatii!

PARTEA C.

12.  In actul de conducere, patronul trebuie sa dea ordine (sa traseze sarcini) angajatilor iar acestia trebuie sa le execute (indeplineasca) rapid, la termenul fixat, de calitatea ceruta, informand patronul de rezultatele aplicarii lor. Am observant o reticenta semantica, atat la patroni cat si la angajati, in sensul ca prefera  sa foloseasca termenii sarcina si indeplinire, in loc de ordin si executare (imprumutate din limbajul cazon). Intre termenii mentionati nu e nici o deosebire (persoanele care ridica aceasta problema sunt formaliste).

“Cum dati ordinele?”

Cum urmariti executarea lor? Cum va asigurati ca vor fi executate intocmai si la timp? Cum determinati angajatii sa raporteze (informeze) de executarea lor si despre rezultatele obtinute? Iata cateva reguli, in parte inspirate din domeniul militar, care ca asigura eficienta de conducere:

1. Ordinul trebuie sa fie scurt, clar si precis, incat sa fie receptionat corect de angajat. Pentru fiecare angajat, se foloseste limbajul pe care il intelege si care i se potriveste. Nu folositi acelasi limbaj pentru a trasa sarcini unui doctor in stiinte si unei femei de serviciu, nu?
2. Ordinul nu trebuie sa fie interpretabil, cu posibilitati de a fi inteles altfel decat ati intentionat. In vederea prevenirii intelegerii gresite a sarcinii, puneti angajatul sa-si noteze ordinul, sa va explice cum l-a inteles si ce intentioneaza sa faca pentru a-l indeplini! In primele luni de munca cu angajatii, veti constata ca majoritatea inteleg gresit ordinele, au alte pareri decat dumneavoastra despre modul de executie, nu stiu sa le execute etc. Nu disperati! Invatati cu rabdare fiecare subordonat direct sa execute sarcinile cum vreti dumneavoastra! La randul lor, ei vor invata angajatii din ierarhiile inferioare, omogenizand perceptia si executarea sarcinilor.
3. Lasati angajatilor suficienta libertate de decizie asupra modului de executare a sarcinilor! S-ar putea ca metodele lor sa fie mai eficiente decat cele stiute sau imaginate de dumneavoastra. Nu uitati, insa, sa analizati cu ei modul de executie inainte de a trece la treaba! Daca au apucat sa greseasca, cu aprobarea dumneavoastra, nu mai puteti decat sa ridicati din umeri. Stiti de ce Nastratin Hogea batea copiii cand le inmana ulciorul sa aduca apa? Pentru a-i face vigilenti. Daca ii bat dupa ce au spart ulciorul, ce mai folosesc?
4. Pentru rezolvarea sarcinilor dificile, antrenati orgoliul de profesionist al fiecarui angajat implicat, prin formule de tipul ”Esti singurul in stare sa rezolvi aceasta problema, Altii mai buni decat voi nu exista. etc.”. Oamenii sugestionati prin apelare la orgoliu vor da tot ce au mai bun in ei.
5. In perioada socialista, se spunea ca la sef intri Kunta Kinte si iesi Toby, cu aluzie la un film american, in care un sclav negru, foarte demn, a fost determinat de stapan, prin violenta, sa accepte botezul crestin, cu numele de Toby. Trebuie sa fiti constienti ca nu sunteti stapan de sclavi, ci patron, adica lider al unor angajati pe baza de contract, oameni liberi, cu personalitati puternice (doar nu adunati toti molaii?!). Ca atare, constientizati faptul ca nu puteti avea mereu dreptate si acceptati solutiile pozitive, favorabile si rentabile, avansate de angajati chiar daca sunt contrarii celor gandite de dumneavoastra! Aceasta inseamna exploatarea stiintifica a capitalului uman. Doar n-ati angajat numai trupurile si partea din creier destinata executiei si rostirii unor Da, patroane! Ai dreptate, patroane! etc. Interesul economic va preseaza sa nu cadeti prada orgoliului si sa acceptati solutiile economice rentabile, din partea oricarui angajat. Stiinta conducerii va mai recomanda sa rasplatiti angajatii care ofera solutii rentabile, cu laude, avansari si bani, incat sa determinati majoritatea angajatilor sa caute solutii de eficientizare a muncii, prevenire a rutinei si conservatorismului (cei mai mari dusmani ai liberei initiative).
6. Daca stiti sigur ca solutia dumneavoastra e mai buna, dar ca angajatul este orgolios si are o alta solutie, folositi sugestia si manipularea pentru a-i impune solutia dumneavoastra!  Desigur, i-o puteti impune si brutal, prin ordin, insa veti demobiliza angajatul si nu-l veti invata sa gandeasca creator. Cum se procedeaza pentru a-i trasa angajatului o sarcina neplacuta ori cu alta rezolvare decat cea gandita de el? Discutati cu el, il faceti sa rationeze asupra rezolvarii problemei si, pe nesimtite, aduceti in discutie si varianta dumneavoastra. Il lasati s-o analizeze ca si cum ar fi propria parere, il aprobati si completati, apoi decideti ca ”parerea lui” este cea mai buna si-i trasati sarcina s-o aplice! Care persoana refuza sa-si aplice propriile pareri?

13.  Evitati cat puteti mai mult sedintele si discutiile colective prelungite! Ele sunt mari consumatoare de timp si energie, dar nu asigura decat rareori rezolvarea problemelor. In timpul sedintelor, majoritatea angajatilor gandesc la ale lor, in timp ce patronul sau alta persoana vorbeste. Invatati angajatii sa vorbeasca scurt, clar si la obiect, incat sa rezolvati rapid problema care a impus sedinta! In locul sedintelor colective, folositi brain-storming-ul cu grupuri mici de specialisti, care sa descopere solutiile prin discutii pe tema fixata! E mai sigur si mai rentabil.

14.  Nu va mintiti niciodata angajatii, in nici o situatie, cu exceptia omisiunii de a-i informa cu probleme secrete, de competenta exclusiva a patronului (poate si a unor persoane din colectivul de conducere)! De indata ce un angajat va descoperi ca a fost indus in eroare, vor afla toti de ”crima” savarsita de patron iar reactiile vor fi dintre cele mai neplacute: greve, proteste, pierdera prestigiului si autoritatii etc. Aveti insa dreptul si obligatia de a nu informa toti angajatii sau niciunul cu privire la secretele firmei (care va apartin in exclusivitate). De ce acest sfat? Deoarece concurenta doreste sa stie in permanenta situatia si evolutia afacerilor dumneavoastra, cu scopul de a va invinge. In al doilea rand, pastrati secretele deoarece fiecare om are un pret, lucru stiut de persoanele care lucreaza in spionaj economic. De ce sa tentati dumneavoastra un angajat bun, caruia ii confiati secretele transformabile in sume mari de bani? Nu e cazul sa tentati nici sotia, nici amanta, nici o alta persoana. Secretul cunoscut de doua persoane devine stire publica! Asta o stiu de la un fost ofiter de informatii.

15.  Creati la locul de munca al angajatilor o ambianta placuta, de natura sa-i sugestioneze pozitiv, cu scopul de a le creste eficienta muncii! Doar n-ati crezut ca va cer sa va leganati angajatii pe gratis? Omul care munceste in conditii bune are randament mai mare iar cel care beneficiaza de randamentul capitalului uman sunteti dumneavoastra. Alaturi de ambianta, creati, dezvoltati si intretineti o atmosfera destinsa de lucru, in care comunicarea pe verticala (ierarhica) si orizontala (de colaborare) functioneaza perfect, in care barfele si suetele sunt excluse, in care suspiciunea, linguseala si periutele nu au ce cauta!

16.  Folositi cu pricepere recompensele materiale, cu scopul de a motiva cat mai bine angajatii! Recompensa trebuie sa fie proportionala cu valoarea produsa de angajat si sa se acorde de indata ce aceasta s-a materializat (a fost fructificata), in asa fel incat sa fie resimtita ca o plata suplimentara particulara. Obiceiul unor patroni de a acorda recompense de sarbatori fiecarui angajat, indiferent de contributia la bunul mers al afacerilor, nu prea se potriveste cu notiunea de motivatie, nici cu cea de recompensa. Prin recompensa, stimulam numai persoana care efectiv a iesit in relief cu o solutie, cu o activitate care a adus firmei avantaje materiale si morale (acestea din urma se transforma in avantaje materiale, cu timpul).

17.  Foarte putini patroni isi verifica angajatii inainte ca acestia sa produca pagube, sa fure, sa insele ori sa svarseasca alte fapte in detrimentul firmei. Nu e mai bine sa-i verificati inainte de a descoperi intamplator sau prea tarziu pentru a mai preveni pagubele? Un patron inteligent isi verifica periodic angajatii asupra competentei, comportamentului si faptelor savarsite, cu scopul de a stabili daca sunt sau nu corespunzatori in functie, daca sunt sau nu cinstiti si loiali, daca isi indeplinesc corect si complet sarcinile de serviciu, daca gestioneaza corect banii si alte valori etc. Am tras un semnal de alarma rezultat din experientele amare ale unor patroni (destul de multi) pagubiti de angajati.

18.  Inca din ziua angajarii, fiecare nou venit trebuie sa stie exact ce se asteapta de la el, sa cunoasca si sa-si insuseasca fisa postului (instrument de prezentare a sarcinilor zilnice si periodice, care ii creeaza angajatului cadrul de munca). Psihologia va recomanda ca, de la bun inceput, inainte ca persoana sa semneze contractul de angajare, sa-i prezentati sarcini mai multe si mai grele decat va indeplini efectiv, pentru a-l obisnui cu ideea pragului de sus. Cand, in munca efectiva, angajatul va intalni sarcini mai usoare decat cele pentru care s-a pregatit, va lucra cu placere si usurinta, indeplinindu-le corect si bucurandu-se ca nu sunt atat de grele. In baza ofertei de munca initiale, la nevoie, putem angrena angajatul cu sarcini mai grele decat cele indeplinite zilnic, apeland la pragul de sus. Ca urmare a aplicarii acestui procedeu, angajatul nu va avea nimic de comentat (a semnat de la bun inceput pentru sarcinile cele mai grele posibile).

19.  Nu permiteti nici un fel de depasire a barierei invizibile dintre patron si angajat, de familiarisme si bateri pe burta, caci v-ati pierde autoritatea de patron! Apropierea de angajati nu inseamna ca sunteti egalul lor, ci un prieten intelept. Va dau acest sfat rezultat din practica, deoarece destui patroni au pagubit material din cauza relatiilor neprincipiale cu angajatii si angajatele. Pastrati distanta necesara!

20.  Nu sacrificati niciodata angajatii competenti, devotati si cinstiti, caci veti regreta! Un patron inteligent este constient de faptul ca, singur, n-ar putea castiga ca intr-o firma cu 10-15 oameni, ca o mare parte din castigul sau isi are sursa in supramunca angajatilor. Din aceasta cauza, trebuie sa acordam maxim de atentie ”gainii cu oua de aur”, adica angajatilor care contribuie efectiv prin munca lor, la producerea profitului. Restructurarea si restrangerea activitatii din socialism era simpla: pile, relatii, ochi frumosi, interese de partid etc., incat, la un moment dat personalul administrativ (birocratic) ajungea mai numeros decat personalul productiv (avea statul de unde sa plateasca armate de functionari). Ca patron, nu va permiteti sa sacrificati nici un producator de venit in favoarea unui birocrat, deoarece va produceti o paguba. Totusi, destui patroni cu mentalitati socialiste continua sa aprecieze utilitatea angajatilor dupa gradul de rudenie, simpatii personale, etc. Asa se face ca in intreprinderile private mai gasim functionari cu metehne, vanzatoare tafnoase sau incorecte, angajati care nu respecta termenele si standardele de calitate etc. Desigur, concurenta ii va matura, caci se dezvolta pe zi ce trece.

Sfarsitul capitolului ”Conduceti stiintific angajatii” si a partii a opta!

Va urez sanatate, succese, pace in suflet si lumina in minte!

Daniel Serbanica

Pregatire personala prin studiu de manuale dezvoltare personala, tehnici de vanzare si comunicare.

More Posts - Website