În mod frecvent, apare confuzia dintre relaţii cu publicul şi relaţii publice - ele fiind activităţi total diferite, sau dintre marketing şi relaţii publice, publicitate şi relaţii publice, manipulare şi relaţii publice ş.a.m.d.

Numărul mare de definiţii sau numărul mare de elemente care sunt incluse în corpul acestora se datorează varietăţii modurilor de înţelegere a acestui domeniu. Activităţile de relaţii publice se desfăşoară în organizaţii extrem de diverse, cunosc forme de lucruri variate şi implică obiective greu de conciliat (de la sprijinirea funcţionării democratice a unei societăţi, până la promovarea intereselor unei firme sau personalităţi).

Relaţiile publice sunt practicate în instituţiile guvernamentale, precum şi în organizaţii non-guvernamentale, în firme, în asociaţii civice, în instituţii bancare, în instituţii educaţionale, culturale etc. În plus, ele interferează, prin unele tehnici, cu alte tipuri de activitate, cum ar fi: marketingul, reclama, publicitatea, afacerile publice, lobby-ul, fund-raising-ul etc. Numeroase definiţii se concentrează asupra a ceea ce fac specialiştii de relaţii publice.

Cea mai importantă definiţie în acest sens, este aceea propusă de revista profesională Public Relations News: „(...) funcţie de conducere care evaluează atitudinile publicului, apropie politicile şi procedurile unui individ sau ale unei organizaţii de interesele publicului, planifică şi execută un program de acţiune pentru a câştiga înţelegerea şi acceptarea publicului”.

Există de asemenea, definiţii bazate pe efectele relaţiilor publice. Dintre acestea, în lucrările de specialitate, întâlnim frecvent definiţia dată de James E. Grunig  şi T Hunt, precum şi pe cea a lui S. M. Cutlip şi a colaboratorilor săi: „(....) relaţiile publice reprezintă o funcţie managerială, care stabileşte şi menţine legături reciproc benefice între o organizaţie şi publicul de care depinde succesul sau falimentul său.”.

Astfel, relaţiile publice sunt o funcţie managerială distinctă care ajută la stabilirea şi menţinerea unei linii de comunicare reciproce, de înţelegere, de acceptare şi de cooperare între organizaţie şi publicul acesteia; implică managementul de criză; oferă managementului suportul necesar informării şi formulării răspunsurilor cerute, explicit sau implicit, de opinia publică; defineşte şi accentuează responsabilităţile managementului cu privire la satisfacerea interesului public; anticipează viitoarele evoluţii ale mediului susţinând managementul în promovarea schimbărilor; utilizează cercetarea şi tehnicile de comunicare ca instrumente principale de lucru. Sintetizând toate aceste funcţii, J. E. Grunig (profesor de relaţii publice la Universitatea din Maryland) şi T. Hunt ne oferă cea mai concisă şi în acelaşi timp completă definiţie a domeniului analizat: „relaţiile publice sunt managementul comunicării dintre organizaţie şi publicurile sale”.

Dincolo de numărul mare de definiţii pentru acest domeniu şi de varietatea acestora, termenii de referinţă în definirea relaţiilor publice sunt în număr de patru, şi anume: organizaţiile, publicul, funcţia managerială şi comunicarea.

Organizaţia – este un termen generic, care include diverse tipuri de instituţii, de la structuri ale puterii (preşedinţia, guvern, ministere, armata, poliţia, puterile locale), instituţii administrative, întreprinderi, firme comerciale, instituţii din sfera educaţiei, până la instituţii culturale şi sportive. Se observă că ele au scopuri diferite şi evoluează în medii deosebit de variate. Sociologul Raymond Boudon defineşte organizaţia în felul următor: „ansambluri umane, ordonate şi ierarhizate în vederea cooperării şi coordonării membrilor lor în anumite scopuri”.

La rândul său, publicul poate fi orice grup ai cărui membrii au un interes comun, într-o anumită situaţie, sau împărtăşesc valori comune. Din punctul de vedere al relaţiilor publice, acest termen „cheie” vizează orice grup sau individ care este implicat în vreun fel anume în viaţa unei organizaţii.

Cu privire la funcţia managerială, specialiştii în relaţii publice acţionează în calitate de consilieri ai conducerii, fiind mediatori între aceasta şi publicurile interne şi externe. Official Statement of  Public Relation, adoptată în 1982 de către Public Relation Society of America (cea mai mare asociaţie profesională de profil) defineşte funcţia managerială a relaţiilor publice prin următoarele tipuri de activităţi:

1. analizarea, interpretarea şi anticiparea opiniei publice, adică a acelor atitudini şi valori care ar putea influenţa, în bine sau în rău, activitatea organizaţiei.
2. consilierea conducerii organizaţiei (la toate nivelele ei) în ceea ce priveşte deciziile;
3. studierea, conducerea şi evaluarea permanentă a programelor de acţiune şi de comunicare, pentru a informa publicul şi de a-i permite înţelegerea obiectivelor organizaţiei;
4. planificarea şi implementarea acţiunilor organizaţiei referitoare la influenţarea sau schimbarea politicilor publice;
5. gestionarea resurselor necesare îndeplinirii obiectivelor de mai sus.

Cel de-al patrulea termen „cheie” este comunicarea, si are ca elemente majore: sursa,  receptorul, mesajul, codul, canalul, contextul, feedback-ul, zgomotul.

Vezi si Relatii Publice