Multiplicarea timpului | Cum să ai succes într-o singură viată

“Dacă am trăi 500 de ani, toţi am fi milionari în euro lucrând ca muncitori necalificaţi – deci nu ne-am mai bate capul.” Jon Grieg

“Dacă tot e să ajungi milionar, atunci e mai bine să o faci la tinereţe.” Mihai Stan

 

Avem toţi acelaşi număr de ore pe zi. Indiferent că suntem angajaţi sau patroni, o bancă invizibilă ne creditează în fiecare zi cu 86.400 de credite de timp, pe care fiecare le folosim după propria noastră cuviinţă. Şi fie că le folosim judicios şi productiv, fie că le irosim, avem şansa ca în ziua următoare să căpătăm din nou aceeaşi sumă în cont.

Timpul este singura asemănare dintre oameni. Dar pe de altă parte el este unicul responabil pentru diferenţele dintre noi, care cresc şi se manifestă “în timp”, pentru faptul că unii reuşesc să strângă averi, alţii să se specializeze în diverse domenii, pe când mulţi altii devin experţi în scuze ale eşecurilor personale.

Fie că eşti acum şef de agenţie imobiliară sau doar un agent al unei agenţii, sau poate nici nu ai pe moment vreo legătură cu imobiliarele, este bine să te gândeşti cum îţi poţi multiplica timpul, acesta fiind resursa cu cel mai mare impact asupra vieţii tale. Multiplicarea timpului nu este doar treaba şefului de agenţie ci şi a ta deopotrivă, agentule imobiliar.

Dar hai să vedem la ce te ajută multiplicarea timpului:

1. Să câştigi mai mulţi bani,

2. Să ai mai mult succes în aceeaşi perioadă de timp,

3. Să rămâi cu mai mult timp personal disponibil pentru familie,

4. Să poţi integra şi hobbyuri în timpul zilei, nu doar muncă,

5. Să elimini stresul întârzierilor şi al eşecurilor datorate neîncadrării în termene,

6. Să îi poţi ajuta pe alţii în activităţile lor,

7. şi multe altele pe care ţi le poti imagina.

 

Însă cum putem multiplica timpul? Am enumerat în continuare 10 metode prin care vom mări în mod cert timpul nostru disponibil din fiecare zi, săptămâna sau lună. Poate pe unele le cunoaşteţi, la altele nu v-aţi gândit, însă cei mai mulţi dintre noi trecem pe lângă acestea în fiecare zi, fără să realizăm ce impact ar putea avea asupra vieţii noastre.

 

1. Eficientizarea acţiunilor proprii. Haideţi să numim acest punct “Multiplicarea timpului prin optimizarea sarcinilor”. Se poate face prin:

       - Managementul corect al timpului. Este uluitor cât de mic este numărul de manageri care cunosc valoarea timpului în bani.  Întrebaţi toţi conducătorii de afaceri pe care-i cunoaşteţi cât valorează timpul lor, pe oră.  Majoritatea vor ridica din umeri.

       - Apelarea la tehnologie. De ce să consumam din timpul nostru cu activităţile de rutină, când putem pune o maşină să facă acest lucru, iar noi să facem altceva? Zilele trecute eram în biroul unui manager coleg de la o agenţie imobiliară şi tocmai îmi spusese că angajase o a doua secretară care urma să se ocupe de introducerea anunţurilor sale de vânzări imobiliare pe diverse site-uri pe internet. O adevarată risipă de bani şi de timp productiv al unei persoane, deoarece există servicii tehnologice care pot face acest lucru. De pildă pe portalul imobiliar www.TopEstate.ro poţi apela la aşa numitele “feed-uri” electronice automate, ce preiau anunţurile imobiliare ale agenţiei tale dintr-un site (feed-uri de preluare) şi le transmit în alte site-uri imobiliare (feed-uri de transmitere), fără să mai fie nevoie de intervenţie umană pentru această muncă. Cine s-ar fi gândit cu 10 ani în urmă că aceste lucruri ar fi posibile?

       - Organizarea personală: dacă ar fi să alocam un timp mai lung decât de obicei organizării şi structurării unui plan de acţiune înainte de a începe acţiunea în sine, am avea şansa de a reduce cu mult timpul total până la terminarea cu succes a acţiunii. Obişnuinţa naturală a fiecăruia dintre noi este de a începe să faci şi să te orientezi pe parcurs asupra drumului corect. Fals, neproductiv şi de cele mai multe ori este cauza eşecului. Iar eşecurile înseamnă mult timp pierdut cu reluarea întregului proces.

 

2. Eficientizarea lucrului cu bugetul de investiţii şi cheltuieli: “Multiplicarea timpului prin eliminarea risipei”.  Timpul înseamnă bani. Ca să obţinem bani trebuie să plătim (printre altele) şi cu timpul nostru. Aşa că economisirea banilor şi eliminarea risipei ne face să nu mai fie nevoie să consumăm un alt timp pentru a produce din nou acei bani, respectiv “rămânem cu timp”.

 

3. Cumpărarea timpului altora: “Multiplicarea timpului prin multiplicarea efortului”. O vorbă înţeleaptă spune că mai bine să foloseşti 1% din timpul altor 100 de oameni decât 100% din timpul tău. Adaptat la bani sună aşa: Mai bine 1% din câştigurile colective ale altor 100 decât 100% din (doar) propriile tale caştiguri. Cum poţi face acest lucru?

       - Bazându-te pe o reţea de oameni: “Multiplicarea timpului prin multiplicarea relaţiilor"

       - In interiorul companiei: angajaţii. Oamenii pe care îi aducem  în jurul nostru ne determină reuşita în multe feluri.  De la promisiuni ţinute la crearea unui climat de încredere.  De la cunoştinte în domenii complementare la menţinerea motivaţiei. Angajaţii buni fac ca în aceeaşi unitate de timp să realizam mult mai mult.

       - In afara companiei: reţeaua de networking personal. Mai exact forţele de vânzări externe pe care te poţi baza la un moment dat, cu avantajul că nu sunt purtătoare de costuri fixe, ca angajaţii companiei tale. Pentru a te baza pe o astfel de reţea trebuie să ai o metodă personală, conştientă, de cântărire a fiecărui colaborator. Dacă îţi stabileşti niste principii pe care să le aplici vei salva mult timp, poate ani. De pildă eu îmi stabilesc reţeaua de networking personal după trei principii:

                        a. Prima impresie: este cea care contează şi am observat că de fiecare dată când mi-am schimbat prima impresie am greşit. Compatibilitatea cu o altă persoană poate fi simulată, dar nu la infinit. În final nu vom ajunge să împărţim doar bani, dar şi timp, nu-i aşa?

                        b. Sondarea calităţilor celuialt: cunoştinte profesionale, capacitate creativă, abilitatea de a ieşi din “zona de confort” atunci când este necesar, cinste şi corectitudine, cum reacţionează în fata dificultăţilor, faptul că vorbeşte sau nu pe altcineva de rău (în final poţi cădea şi tu în gura lui, nu?).

                        c. Rezistenţa în timp a relaţiei. Aceasta se concretizează în timp mai lung de colaborare, însă devine determinantă pentru trecerea respectivei persoane într-o categorie superioară a reţelei tale. Pentru că atunci se testează punctualitatea, eficienţa comunicaţiilor (posibilitatea contactului cu răspuns garantat în termen scurt), primele promisiuni ţinute, existenţa disciplinei, integritatea.

Nu discutăm acum despre cum putem construi şi întreţine aceste reţele de oameni, pentru că fiecare se întreţine într-alt fel: angajaţii prin mediul intern, încredere, participarea la câştiguri extrasalariale, câştiguri fixe salariale mari; reţeaua de networking personal prin socializare permanentă, comisioane îndestulătoare pe care la câştig să le împarţi cu aceştia, viteza în oferirea diverselor informaţii, răspunsuri, reacţii.

       - Cumpărarea “timpului tehnologic” al celuilalt: cumva este ideea descrisa mai sus – altcineva crează tehnologia care îţi economiseşte timpul prin mecanizarea acţiunilor de rutină, iar tu o foloseşti. Astfel să spunem că vei plăti doar un abonament TopEstate.ro de 30 de euro pe lună, în loc să plăteşti o secretară cu 200 de euro/lună plus alte taxe.

 

4. Separarea businessurilor bune de cele proaste, sau “Multiplicarea timpului prin evitarea deraierii”. După cum spuneam este bine să aloci ceva timp de gândire înainte de a începe o afacere nouă, sau înainte de a prelua un nou imobil sub contract, deoarece fiecare proiect consumă timp, energie şi bani, însă într-un fel absolut natural există mai multe proiecte nepractice, neproductive şi neprofitabile. Este absolut normal ca majoritatea afacerilor gândite să fie neviabile. La fel cum putem citi pe unele semne de circulaţie de la intersecţiile cu liniile ferate: “Poziţia normală a barierei este închisă”.

 

5. Caştiguri mai mari, alias “Multiplicarea timpului prin multiplicarea rapidă a banilor”. Cum ar fi dacă am avea o maşină de făcut bani, pe care să o pornim când avem nevoie de mai mulţi? Dar ştiti ceva: avem deja două astfel de maşini! Se numesc: negociere şi schimbarea obiceiurilor!

       - Negocierea celui mai mare comision posibil

                        * Dilema: Dacă astăzi sunt agent imobiliar, este bine să am cât mai multe contracte de vânzare  de proprietăţi, sau mai puţine însă cu comisioane mai mari? Este de preferat să am 10 de contracte cu 2% sau să iau doar 5 cu 4%? Cred că răspunsul este evident prin prisma multiplicării timpului

       - Schimbarea micilor obiceiuri:

                        a. Efectul bulgărelui de zăpadă: schimbarea unei mici obişnuinte poate determina un lanţ de consecinţe pozitive, cu efect direct asupra câştigurilor tale. De exemplu, din experienţa mea imobiliară, am constatat că sosirea la serviciu cu 45 de minute mai devreme a unui agent poate determina o rată de rentabilitate mai mare cu 300%. Astfel agenţii care se ocupau de închirieri şi care în mod uzual veneau la serviciu la 9.00 (acesta fiind programul oficial) au început să aibe de cel puţin 3 ori mai multe închirieri încheiate prin simplul fapt că veneau la 8.15. Astfel găseau ofertele intrate la prima oră, le sunau să le confirme realitatea şi disponibilitatea şi apoi plecau de dimineaţă la vizionare cu clienţii lor ce doreau să ia cu chirie, înaintea altor agenţi sau agenţii care aveau aceiaşi clienţi şi care atunci când soseau la serviciu şi sunau acele oferte primeau răspunsul: “S-a închiriat deja”. Ţie ţi s-a întamplat să auzi vreodată aceste cuvinte când ai sunat la o ofertă dimineaţa? Se poate să fie din cauza agenţilor mei...

                        b. Dacă ai tabieturile de dimineaţă (aşa cum majoritatea agenţilor le au), ar fi bine să le studiezi puţin cu atenţie şi să observi dacă nu cumva acestea se suprapun peste “orele de aur” ale activităţii tale. Nu ştii ce sunt “orele de aur”? Sunt cele mai productive ore din zi, acelea în care nivelul tău energetic este maxim, cele în care clienţii tăi răspund la telefoane şi îşi fac agenda zilnicş (astfel încât te pot integra şi pe tine acolo), în care eşti odihnit şi dornic de acţiune. Compară orele de dimineaţa (de exemplu) cu orele de seară: vei vedea că seara eşti mai obosit şi deja obligaţiile familiale te cheamă acasă, că seara clienţii pe care îi inviţi la o vizionare te amână pe a doua zi (pentru că au deja planuri), că pur şi simplu anumite lucruri nu se leagă... De exemplu acum câteva luni am discutat telefonic cu o colegă din imobiliare, care îmi spunea că organizase pentru câtva timp nişte întâlniri cu alţi colegi din breaslă, la ora 10 dimineaţa. Fără să îi judec pe ei, vă spun (aşa cum i-am spus şi ei) ca eu nu aş da timpul de la 08 dimineaţa până la prânz pentru nimic în lume unei întâlniri de societate, deoarece este cea mai productivă perioadă a mea. Sper să nu mă fi înţeles greşit nici atunci, aşa cum n-aş vrea să o facă nici acum.

 

6. Adresarea aceluiaşi mesaj către o clientelă mai mare, în comparaţie cu discuţiile unu la unu. “Vrei mai mulţi bani? Cumpără-ţi o portavoce mai mare!”. Deşi discuţiile unu la unu sunt utile pentru înţelegerea şi fidelizarea clientului, atunci când lucrezi după un target lunar sau când trebuie să te adresezi în masă, ele devin neproductive. Înainte să îmi deschid prima mea proprie afacere am lucrat 4 ani ca angajat la Telemobil (în prezent înglobat de Cosmote), pornind de la Reprezentant de vânzări, trecând prin Key account manager şi ajungând Branch manager. La această ascensiune a contat foarte mult faptul că întotdeauna, dar întotdeauna, mi-am îndeplinit cota de vânzări lunare. Atunci când lucrurile nu mergeau bine într-un judeţ (şi de obicei lucrurile nu mergeau bine în cele mai multe judeţe), în Constanţa cota de vânzări era atinsă şi depăşită. Evident că trimestrul următor urma să fie majorată, dar chiar şi cu această presiune mi-am îndeplinit obiectivele. De ce? Evident că nu respingeam vânzările unu la unu, deoarece cea mai mare parte din zi era ocupată de acestea, vânzarea serviciilor telefonice în sistemul NMT (Nordic Mobile Telephony, în sistemul de 450 Mhz) desfăşurându-se foarte greu şi fiind nevoie de multe discuţii într-o piaţă ameninţată de concurenţa GSM (900 Mhz, un sistem facil, cu multe servicii ce nu au putut fi implementate în 450 Mhz). Însă săptămânal, sau chiar de două ori pe săptămână după cum reuşeam să organizez, făceam prezentări grupurilor mari de oameni, din diverse instituţii: jandarmerie, poliţie,sindicate, regii de stat, societăţi mixte cu mulţi angajaţi. Este surprinzător ce se poate întâmpla la o prezentare către un grup mare, atunci când primii încep să ridice mâinile şi să se înscrie la oferta ta. Atunci se crează un val de acceptare şi de solicitări, încât trebuie să poţi să ţii şi pasul. Devenea simplu astfel să ating o cota ridicată de vânzări: nu aş fi avut timp fizic într-o lună să duc atâtea discuţii unu la unu, ca să nu mai spun că nu aş fi atins niciodată cu un singur client starea de momentum şi flux care se crează în grupuri mari.

                        a. Revenind la afacerile noastre imobiliare şi dându-vă un exemplu tot din portalul imobiliar TopEstate, vă amintesc despre serviciul Widgetul imobiliar (sau Cutia cu anunţuri, cum i se mai spune) prin care orice agent sau agenţie imobiliară îşi poate expune anunţurile proprii pe oricare alt site din internet, chiar şi fără costuri, dar cu siguranţă fără întârzieri. Nu este necesară muncă ulterioară, iar anunţurile tale rulează în faţa altor sute şi mii de persoane care în mod potenţial ar putea fi interesate de ele. Până la urmă imobiliarele interesează pe oricine, nu-i aşa?

                        b. TopEstate este un site specializat în vânzări imobiliare, aşa cum nu găseşti un altul acum în România, iar unele servicii pe care le poţi avea aici nu sunt disponibile nici în alte ţări mai civilizate ca noi. Astfel, ca abonat poţi folosi un serviciu de transmitere campanii sms cu oferte speciale către clienţii tăi, numit SMS Context. Adică, mergând pe explicaţia anterioară, vei “striga”  oferta ta către un grup mare de oameni în doar câteva secunde. Şansele să vinzi tu primul o ofertă pentru care se bat mai mulţi agenţi cresc exponenţial. Dacă lucrezi în domeniul intermedierilor adu-ţi aminte de câte ori ai făcut publicitate în mod clasic unei oferte bune şi în momentul în care ai avut un client (după zile sau săptămâni de publicitate), ai constatat că oferta ta tocmai s-a vândut de alt agent?

                        c. Participarea la conferinţe publice sau de specialitate, târguri şi expoziţii de profil, chiar dacă nu fizică având un stand, ci poate doar prin anumite publicaţii ce se distribuie în cadrul acelui eveniment este o idee bună, pentru că reprezintă un alt fel de portavoce. Aplic-o. Până la urmă ai testat-o vreodată?

 

7. Marketingul “la click” în comparaţie cu crearea clasică a materialelor publicitare. Să îi spunem “Multiplicarea timpului prin apelarea la inovaţii”. Editarea materialelor de marketing este o operaţiune mare consumatoare de timp, precum şi de bani şi de resurse nervoase. Din acest motiv trebuie să iei în considerare modul în care TopEstate iti furnizeaza servicii de marketing “la click”. Astfel cu un simplu click iti poti genera un flyer de cea mai mare calitate pentru o oferta imobiliara pe care sa il inmanezi clientului tau, sau poti genera o revista intreaga cu toate anunturile tale pe care poti sa o tiparesti in serie mica sau mare, la copy-centerul din zona ta sau la o mare tipografie. Aceste facilitati unice in tot internetul imobiliar romanesc iti mutiplica timpul ramas pentru activitatile cu adevarat productive: intalnirile cu clientii interesati sa cumpere sau sa inchirieze ofertele publicate de tine.

 

8. “Multiplicarea timpului prin educatie continua” Invatand in permanenta lucruri necesare domeniului tau de activitate (1-2 ore pe zi) creierul ramane activ, treaz, tonifiat, astfel incat capacitatea de reactie a lui este foarte rapida. Astfel se scurteaza intarzierile cu “caderea fisei”, recunoasterea oportunitatilor, luarea deciziilor.

 

9. Eliminarea ezitării si a amânării: “Multiplicarea timpului prin promptitudinea reacţiilor”

       - Ezitarea este un mare consumator de timp. Să fac, să nu fac? Mă mai gândesc. Amânarea pe mâine poate fi uneori benefică, însă obiceiul de a amâna pe mai târziu luarea deciziilor nu este productiv. O decizie neluată acum îti va mai consuma timp în viitor cel putin înca o dată şi asta nu înseamnă că atunci vei lua o decizie mai bună.

       - Ideile noi nu trebuie lăsate sa lâncezească. Eu cred ca şansele nu se vor opri în a apărea în viaţa fiecăruia dintre noi, însă dacă ai pierdut una nu te aştepta ca a doua să vină chiar imediat. Va trebuie iarăşi să aştepţi. Orice proiect “pierdut” inseamna o intarziere pana la urmatoarea oportunitate cand va aparea din nou ocazia. Viaţa este plină de ocazii: eu nu cred că “trenul trece doar o dată prin gara ta“, însă toată lumea ştie că există o perioadă de aşteptare între două trenuri.

 

10. “Multiplicarea timpului prin sporirea creativităţii” în businessul propriu. Creativitatea este cea care te aruncă înainte la distanţe de ani faţă de prezent. Exemplele sunt nenumărate în jurul nostru: Apple cu toate inovaţiile sale, IBM şi alte companii de calculatoare din trecutul apropiat, Microsoft şi cei care plecând de la inovaţiile sale au construit altele. Idei creative diferite cum a fost abordarea Facebook şi a altor reţele sociale cu atâta amploare în prezent. Observaţi un tipar aici? Majoritatea au fost înfiinţate de studenţi sau oameni tineri, care avea mintea creativă, liberă de clişee şi tipare ce apar inevitabil odată cu vârsta. Trebuie să ne obişnuim să redevenim creativi, pentru a găsi drumul cel mai scurt dintre A şi B, care de cele mai multe ori in afaceri nu este linia dreaptă.